Bli bättre på att strukturera och planera ditt jobb

Att det är bra att strukturera och planera sitt jobb vet väl de flesta, men det är faktiskt lättare sagt än gjort. Precis som många andra grejer här i livet kräver det övning. Lite trial and error för att hitta ett system som funkar just för en själv. Oberoende av om du är egenföretagare eller anställd gissar jag på att ditt arbete består av många olika pusselbitar som du ska hålla koll på. Men hur ska en göra för att det blir bra?

Jag har diskuterat time management (tidshantering på svenska?) med väldigt många olika människor på sistone. Det är uppenbart att väldigt många prokrastinerar och har överlag ganska dålig koll på sitt arbete och vad som ska göras och när. Själv har jag under det senaste året varit tvungen att skapa ett system som fungerar för mig för att jag helt enkelt varit inblandad i många olika projekt med många olika kunder. Det är omöjligt (och också rätt dumt) att hålla allt det i huvudet – och varför ens göra det när det finns en massa olika verktyg som kan avlasta?

För mig är det viktigt att ha ett system som jag kan lita på och som sparar mycket utrymme i min överbelastade hjärna. Det hjälper mig också att fokusera på det jag gör just i den stunden, i stället för att tänka på alla andra projekt och jobb som är på hälft och måste bli gjorde. Samtidigt har jag blivit bättre på att prioritera det viktigaste för dagen och också göra upp rimliga scheman/målsättningar för mig.

Men hur gör jag då? Jag tycker ju att jag har ett fantastiskt system som jag gärna delar med mig av.

Mina viktigaste arbetsverktyg just nu är Excel, Trello, Toggl och Todoist. Jag använder alla dagligen. Mina T-verktyg har jag alltid öppna i webbläsaren som olika flikar tillsammans med den minst lika viktiga e-posten. Det tar kanske en stund att sätta nya verktyg i system, men när du väl gjort det sitter de i ryggmärgen. Jag behöver inte ens längre tänka när jag använder de här verktygen, det går automatiskt. Men nu ska jag berätta lite mer hur jag använder de olika verktygen. Länkarna nedan leder till själva verktygets startsida eller så ett exempel på hur jag gör.

EXCEL

Jag har en Excelfil där jag skriver in alla uppdrag per månad, hur mycket jag ska fakturera för dem och om fakturan är skickad/betald. Det här gör jag genast när jag avtalat om något så att det ska komma in i mitt system och inte glömmas bort. Jag har också en kolumn där jag skriver in hur mycket jag fakturerar per månad så att jag har koll på helhetsfakturering under året och kan följa med ekonomin i realtid.

Jag skriver också upp alla utgifter i företaget såsom hyra, telefonräkning och pensionsförsäkring och privatuttag (eftersom jag har ett personbolag lyfter jag inte lön i företaget utan gör privatuttag). Det här är ingen exakt bokföring, det har jag en bokförare för, men gör att jag kan följa med läget och kommer också ihåg att fakturera alla jobb.

TRELLO

I Trello har jag en jobb-board där varje månad är sin egen lista/kolumn. Här skriver jag in alla jobb/projekt för månaden i fråga – precis som i Excel skriver jag in jobben direkt. Om jag gör flera uppdrag för samma kund brukar jag skapa en checklista som jag kryssar i (ah så skönt!) när varje enskilt moment är färdigt. Jag brukar också klistra in detaljer från mejl, till exempel önskemål av kunder, eventuella intervjufrågor etc.

Eftersom de flesta jobb har en deadline brukar jag lägga in ett förfallodatum. När jobbet är klart klickar jag i “deadlineboxen” och markerar kortet med röd färg och drar det längst ner så att det inte “stör” min vy över det som är ogjort. Mest använder jag Trello alltså för att hålla koll på alla jobb och få en överblick över vad som behöver göras nu, vad jag måste komma ihåg att planera in etc.

TODOIST

I Todoist spjälkar jag upp arbetet i så små beståndsdelar som möjligt och skriver upp allt jag måste komma ihåg och vilken dag något ska ske. Jag brukar ha uppe vyn för de kommande sju dagarna för att få en överblick om vad som måste göras just den här veckan/de följande dagarna. Tidigare kategoriserade jag uppgifterna, men nu kör jag allt på samma – det viktigaste är att jobben finns nedskrivna. Så här brukar anteckningar min Todoist se ut:

• 10 intervju med person NN, personens telefonnummer

• skriv ut artikel

• översättning av artikel Y

• korrekturläs artikel X

• boka intervju med person HH

• har person MM svarat på mejlet?

• blogg: strukturera jobbet

Jag skriver in allt jag måste komma ihåg. Ofta lägger jag in nästa fas i projektet när jag är färdig med den förra. Här lägger jag också grejer jag ska komma ihåg typ i januari nästa år. Just nu finns det till exempel i januari 2020 en påminnelse om att jag ska redovisa stipendiet jag fick av Kulturfonden.

Eftersom jobbet sällan tar slut, eller det alltid finns mer jag kunde göra, strävar jag efter att lägga in lämplig mängd arbetsuppgifter för en dag. När jag är färdig med dem är jag ledig, hurra! Med andra ord ger jag uppgifter åt mig själv som jag fixar och sen klappar mig själv på axeln för att jag gjort det. Genialt eller hur?!

TOGGL

Toggl är nästan mitt favoritverktyg som i all enkelhet går ut på att tracka min arbetstid. Jag älskar ju statistik och att veta hur mycket tid jag lagt ner på olika jobb är så otroligt intressant – plus att jag lätt kan räkna om den typen av jobb är lönsamma eller om jag borde höja priset.

Jag har delat upp mitt arbete i olika bitar såsom frilansartiklar, översättning, e-post, mina skrivprojekt, bloggen etc.

I början tog det en stund att komma ihåg att klicka på play när jag började jobba med något, men nu går det automatiskt. Dessutom innebär det där play-klickandet att jag verkligen går in i det jag ska göra och fokuserar. Om jag trackar tid för att skriva en artikel ska jag inte gå in i e-posten och läsa och svara på mejl eller börja scrolla Facebook, det är ju liksom att fuska, hehe!

E-POST

Jag vet att e-posten för många är ett störande moment. Själv hatar jag att ha olästa/obesvarade mejl i inkorgen och brukar oftast svara väldigt snabbt och se till att “rensa” inkorgen. Jag brukar inleda arbetsdagen med att beta av mejlen för att kunna koncentrera mig på allt annat. I de flesta fall vill jag också svara snabbt för att ärendet ska fortskrida – ofta väntar jag på ett svar som är viktigt för att jag ska kunna jobba vidare.

Jag läser e-post i tid och otid, men alltid kan jag inte svara direkt. Då markerar jag alltid det mejlet som oläst så att jag kommer ihåg det. Annars skulle det försvinna och glömmas bort för all evighet. I vissa fall vill jag inte heller svara direkt. Om jag får ett jobbrelaterat mejl på kvällen föredrar jag att svara under arbetstid (fråga inte varför jag läser dem just då, men jag är nu bara sån). Nyligen har Gmail också fått en ny funktion som möjliggör schemaläggning av mejl, så bra!

***

Så här gör jag alltså jag! Jag vet faktiskt inte vad mitt jobb skulle vara utan alla dessa verktyg? Utan dem skulle jag i alla fall gå omkring med en konstant känsla av att ha glömt något. Nu vet jag att mitt system håller och att jag kan lita på det – jag kommer inte att missa en enda deadline eller att glömma skicka ut en faktura. Det är lite som att gå till ett “riktigt” jobb och ha en chef som ger en uppdrag och håller koll på en, men med skillnaden att det är jag som ger uppdragen till mig och själv har koll.

Mitt system är kanske inte helt rätt för just dig, men kanske du kan bli inspirerad? Själv har jag blivit lyckligare och mer harmonisk tack vare mitt system. Just för att jag vet att jag kan lita på det och att läget är under kontroll. Jag har också en fysisk papperskalender som en extra back up. Det värsta som finns är att ha en hög med uppgifter men inte nån aning om hur eller när jag ska börja tackla dem. Det gäller både när jag har mycket jobb och lite jobb.

Vad säger du, skulle det här fungera för dig? Blev något oklart? Har du ett ännu bättre produktivitets- eller strukturtips?